Automação de processos para empresas

Sinais de que um processo pede automação

• Os mesmos dados são escritos à mão em dois ou mais sistemas, o Excel e o ERP por exemplo.
• Faturas, guias e encomendas chegam por email ou WhatsApp e alguém as passa ao computador.
• Há um relatório que alguém monta todas as semanas a copiar números de vários sítios.
• As aprovações andam por email e ninguém sabe em que ponto está cada pedido.
• Um erro de digitação já custou dinheiro, ou a reclamação de um cliente.

Se reconheceu dois ou mais, o artigo sobre o custo escondido dos processos manuais ajuda a pôr números nisso.

O que automatizamos

• Documentos. Faturas de fornecedores, guias de transporte e encomendas, lidas automaticamente e entregues no ERP ou numa folha de cálculo. É a automação documental.
• Excel. Folhas que se copiam, colam e consolidam à mão passam a atualizar-se sozinhas. Quando o Excel já não chega, damos-lhe uma ferramenta à medida.
• Emails e pedidos. A caixa de correio triada à chegada, com o essencial extraído e o pedido encaminhado para quem o trata.
• Aprovações. Pedidos de compra, férias ou despesas com um circuito definido e o registo de quem aprovou o quê, e quando.
• Relatórios. Indicadores que se atualizam a partir dos sistemas, em vez de serem montados à mão.
• Ligações entre sistemas. Dados que passam da loja online, do site ou do CRM para o ERP sem ninguém os copiar. Ver integração de sistemas.

Com inteligência artificial, e sem ela

Nem tudo precisa de IA. Muitas automações são regras simples: se chega um documento deste fornecedor, vai para esta pasta e entra neste sistema. A IA entra quando a tarefa exige ler e interpretar, como extrair dados de faturas com formatos diferentes ou perceber o assunto de um email. Usamos a solução mais simples que resolve o caso, porque é também a mais barata de manter. Quando a resposta é a IA, é o nosso serviço de inteligência artificial para empresas.

Um exemplo com a conta feita

Como trabalhamos

1. Diagnosticar. Percebemos como o processo funciona hoje, quanto tempo e quantos erros custa, e o que vale a pena automatizar primeiro. Ver diagnóstico de processos.
2. Construir. Automatizamos por etapas, a começar pela tarefa com mais volume, com entregas que se usam desde cedo no dia a dia.
3. Implementar e evoluir. Ligamos a automação aos sistemas que já tem, medimos os resultados e melhoramos.

Como se paga

O projeto avança por etapas, cada uma com um entregável e uma meta acordados consigo. Só faturamos quando a etapa está entregue e a meta cumprida, ao contrário do valor fechado que se paga haja ou não resultado.

Perguntas frequentes

O que é a automação de processos?

É pôr os sistemas a fazer as tarefas repetitivas que hoje alguém faz à mão: copiar dados, conferir documentos, montar relatórios, encaminhar pedidos. A pessoa deixa de ser a ponte entre dois programas e passa a tratar das exceções e do que exige decisão.

Preciso de trocar de software para automatizar?

Normalmente não. Automatizamos à volta do que já usa, seja o PHC, o Primavera, o SAP, o Excel ou o email. Só propomos trocar uma ferramenta quando é ela o problema, e explicamos porquê.

Qual é a diferença entre automação e RPA?

O RPA é um tipo de automação em que um robô imita uma pessoa a clicar no ecrã. É útil com sistemas antigos que não oferecem outra forma de ligação, mas parte quando o ecrã muda. Quando há alternativa, como uma API, a troca de ficheiros ou uma ligação à base de dados, preferimos essa, porque dá menos manutenção.

Por onde se começa?

Pelo processo que mais horas consome ou mais erros dá. Se não souber qual é, a análise instantânea do formulário dá uma primeira ideia em segundos, e o diagnóstico confirma-a com os números da sua empresa.