O que fazemos no diagnóstico
- Mapeamos os processos com quem os faz, e não só com quem os gere: cada passo, quem o faz, com que ferramenta e quanto tempo leva. O guia para mapear processos da empresa mostra como.
- Medimos o custo em horas por mês, erros, atrasos e trabalho refeito, em números que se possam comparar.
- Encontramos os pontos de perda: cópias entre sistemas, aprovações paradas, conhecimento que vive na cabeça de uma pessoa.
- Priorizamos o que resolver primeiro, com o ganho esperado e o esforço de cada mudança.
O que recebe
- Um mapa dos processos analisados, confirmado pela equipa.
- O custo de cada ponto de perda, em horas e em euros por mês.
- Uma lista de melhorias por ordem de prioridade, com o que cada uma exige.
- Uma recomendação clara sobre o que se resolve com organização, o que se resolve com automação e o que pede software à medida.
Nem tudo se resolve com tecnologia
Às vezes o ganho maior está em dar um dono a uma tarefa, juntar dois passos ou acabar com um relatório que ninguém lê. Dizemos-lho quando é o caso, mesmo que não haja nada para desenvolver. Para dar donos às tarefas sem criar burocracia, a matriz RACI é um bom começo.
Com o CorpWorkflow
Para documentar os processos usamos o CorpWorkflow, o nosso produto de documentação de processos e procedimentos para PME. Regista quem faz cada tarefa, quando, quanto tempo leva e como se faz, confirmado pela equipa, numa base pronta para a IA e para decidir.
Um exemplo com a conta feita
Exemplo. Os pedidos de férias chegam por WhatsApp e por email, e a responsável de RH passa meio dia por semana a juntá-los num Excel para fazer o mapa. São cerca de 17 horas por mês (4 horas × 4,3 semanas). O diagnóstico mostra que a solução não é um sistema novo: é um formulário único para os pedidos e um mapa de férias que se atualiza sozinho.
Como se paga
O projeto avança por etapas, cada uma com um entregável e uma meta acordados consigo. Só faturamos quando a etapa está entregue e a meta cumprida, ao contrário do valor fechado que se paga haja ou não resultado.
Perguntas frequentes
Quem da minha equipa precisa de participar?
Quem faz o trabalho no dia a dia, e não só quem o gere. São essas pessoas que sabem onde estão os atalhos, as cópias e os erros. Pedimos-lhes pouco tempo: conversas curtas, sobre o trabalho delas.
Quanto tempo demora um diagnóstico?
Depende de quantos processos e pessoas envolve. Acordamos o âmbito consigo antes de começar, e começamos pelos processos que mais pesam.
E se o diagnóstico concluir que não é preciso software?
Então dizemos-lho. Muitas melhorias são de organização e não de tecnologia, e começar por elas é a forma mais barata de ganhar tempo.
Qual é a diferença para a análise instantânea do site?
A análise instantânea dá uma primeira estimativa em segundos, a partir do que escreve. O diagnóstico confirma-a com a sua equipa e com os números da sua empresa.