Onde a IA já se paga numa PME
- Leitura de documentos. Faturas, guias e encomendas em PDF ou fotografia, com os dados extraídos e validados antes de entrarem no ERP. É o que fazem os nossos DocFlow e Doc2JSON.
- Atendimento no WhatsApp e no site. Um assistente que responde às perguntas frequentes, recolhe pedidos e passa a uma pessoa o que precisa de uma pessoa.
- Triagem de emails e pedidos. Classificar o que chega, extrair o essencial e encaminhar para quem trata.
- Pesquisa no conhecimento da empresa. Perguntas em linguagem normal sobre procedimentos, manuais e contratos, com a resposta e a fonte.
- Resumos e relatórios. Reuniões, conversas e dados transformados em resumos que se leem em dois minutos.
No artigo Para que serve a IA numa PME? fazemos a conta a cinco destes usos.
Quando a IA não é a resposta
Se a tarefa segue sempre as mesmas regras, uma automação simples faz o mesmo trabalho por menos, e sem margem para respostas inesperadas. Também não pomos IA onde os dados são poucos ou estão desorganizados: aí o primeiro passo é arrumar o processo. Fazemos esta triagem logo no início, para não gastar dinheiro em tecnologia que não se paga.
Agentes de IA
Um agente de IA é um assistente que não se limita a responder: também executa passos, como consultar o ERP, preencher um pedido ou enviar um email. Usamo-los em processos com limites claros e com uma pessoa a aprovar o que tem consequências, porque um agente sem limites é um risco, não uma poupança.
Os dados da sua empresa
Definimos consigo, logo no início, que dados a IA pode ver, para quê e o que fica de fora. Documentos que não fazem falta à tarefa não lhe chegam.
Um exemplo com a conta feita
Exemplo. Uma empresa recebe 400 faturas de fornecedores por mês, e uma pessoa confere e lança cada uma em cerca de 5 minutos: são perto de 33 horas por mês. Com a leitura automática das faturas e a conferência com a encomenda, a pessoa passa a tratar só das diferenças. Com um potencial de automação de 82%, são cerca de 27 horas por mês que podem voltar à equipa. É uma estimativa: os números da sua empresa saem do diagnóstico.
Como trabalhamos
- Diagnosticar. Escolhemos o uso com a conta mais clara, e confirmamos que a IA é mesmo a melhor resposta.
- Construir. Pomos a IA a trabalhar num caso real, com uma pessoa a validar os resultados no início.
- Implementar e evoluir. Ligamos aos seus sistemas, medimos a qualidade das respostas e afinamos.
Como se paga
O projeto avança por etapas, cada uma com um entregável e uma meta acordados consigo. Só faturamos quando a etapa está entregue e a meta cumprida, ao contrário do valor fechado que se paga haja ou não resultado.
Perguntas frequentes
A IA vai substituir pessoas na minha empresa?
Na prática, substitui tarefas, não pessoas. Tira de cima da equipa a cópia, a leitura repetitiva e a pesquisa, e deixa-lhe o que exige decisão e contacto com clientes. É aí que uma PME ganha.
Preciso de ter muitos dados para usar IA?
Para ler documentos ou responder a perguntas sobre os seus manuais, não: os modelos atuais já sabem ler e escrever. Os dados contam quando se quer prever ou recomendar, e aí vemos primeiro se os que tem chegam.
Um assistente no WhatsApp pode falar com os clientes sem riscos?
Pode, se tiver limites claros: só responde com base nas fontes que lhe damos, diz quando não sabe e passa a conversa a uma pessoa nos casos que o pedem. É assim que os configuramos.
Quanto custa aplicar IA?
Depende do uso. A parte técnica costuma ser a mais pequena; o trabalho está em ligar a IA aos seus sistemas e ao seu processo. Começamos pelo uso com a conta mais clara, e cada etapa tem um valor acordado antes de começar.