Dupla introdução de dados: como integrar sistemas sem trocar de ERP

Porque é que os mesmos dados são escritos duas vezes

Cada sistema da empresa foi comprado para resolver um problema: o ERP para faturar, a loja online para vender, o programa da transportadora para expedir. Nenhum foi escolhido para falar com os outros, e a ligação entre eles ficou a cargo de uma pessoa com dois ecrãs abertos.

Não se vê porque se disfarça de trabalho normal. "É só copiar a encomenda" são três minutos de cada vez, e três minutos nunca parecem um problema. O problema é a soma, e o que acontece às cópias com o tempo: uma morada corrigida num sistema e esquecida no outro, um preço atualizado na loja e não no ERP. Ao fim de um ano, a empresa tem três versões do mesmo cliente e ninguém sabe qual é a certa.

Quanto custa

A conta não inclui os erros, e é aí que está a parcela maior: a encomenda enviada para a morada antiga, o preço desatualizado que só se descobre na reclamação. Uma cópia feita à mão dezenas de vezes por dia vai, mais tarde ou mais cedo, sair com um dígito trocado.

Não troque de ERP: ligue as pontas

Quando a cópia à mão pesa, a tentação é trocar tudo por um sistema novo que faça tudo. É o projeto mais caro, mais longo e mais arriscado que uma PME pode escolher, e raramente é o necessário. Na maioria dos casos o ERP está bem; o desperdício está nas pontas, no que entra e sai dele à mão, como escrevemos no artigo sobre o custo escondido dos processos manuais.

Antes de ligar seja o que for, há uma regra que resolve metade do problema sozinha: cada dado nasce num sítio só. O cliente nasce no ERP; a encomenda nasce na loja; o stock vive no ERP. Os outros sistemas leem desse sítio, e não escrevem por cima.

As quatro formas de ligar, por esta ordem

1. O conector que já existe. Muitos ERPs e lojas online já trazem ligações prontas entre si, feitas e mantidas pelos fabricantes. Antes de desenvolver seja o que for, pergunte ao fornecedor do seu ERP. É a opção mais barata e a que dá menos trabalho a manter.
2. API. É a porta que um programa abre para que outros programas lhe falem diretamente, sem ninguém a copiar. Quando não há conector pronto, é a ligação mais sólida: o dado passa no momento em que é criado.
3. Ficheiros agendados. Quando um dos sistemas não tem API, quase sempre exporta e importa ficheiros, ou aceita uma base de dados intermédia. Um processo que exporta de um lado e importa do outro, todas as noites, já elimina a cópia à mão. Não é imediato, mas é simples e fiável.
4. RPA, em último recurso. Um robô que imita uma pessoa a clicar no ecrã. Funciona com sistemas antigos que não oferecem mais nada, mas parte sempre que o ecrã muda. Use-o como ponte enquanto não há melhor, não como solução definitiva.

Comece pela ligação com mais volume, não pela mais fácil: é aí que a conta de cima se paga. E se os dados chegam em documentos, faturas e guias em PDF ou em papel, a ponta é outra e tem nome próprio: é automação documental, que é o que o nosso DocFlow faz, do documento até ao ERP.

O que pode fazer amanhã

• Durante uma semana, peça a quem copia dados que anote o quê, de onde, para onde e quantas vezes. É o seu inventário.
• Pergunte ao fornecedor do ERP que integrações já existem para os sistemas que usa. A resposta pode poupar um projeto inteiro.
• Escolha um dado, o cliente por exemplo, e decida onde nasce. Só isso acaba com as discussões sobre qual é a versão certa.

Perguntas frequentes

Preciso de trocar de ERP para deixar de copiar dados?

Quase nunca. O ERP costuma estar bem; o que falha são as ligações à volta dele. Trocar de ERP é o projeto mais caro e mais arriscado que uma PME pode escolher, e resolver as pontas custa uma fração disso. Só faz sentido trocar quando o próprio ERP deixou de servir o negócio, e aí a decisão é outra.

O que é uma API, em termos simples?

É a porta que um programa abre para outros programas. Em vez de uma pessoa ler um ecrã e escrever noutro, um programa pede os dados diretamente ao outro, num formato que ambos entendem. Para quem usa, a diferença é só uma: o dado aparece do outro lado sem ninguém o copiar.

O RPA não é mais rápido de pôr a funcionar?

É, e é por isso que tenta. Mas um robô que clica no ecrã depende de o ecrã ficar igual: uma atualização do programa, um botão que muda de sítio, e a ligação para sem avisar. Serve bem como ponte enquanto não há API nem ficheiros; como solução permanente, custa mais em manutenção do que poupou na instalação.